ثانياً : خدمة الاستخلاص :

يعرف الاستخلاص " بأنه عملية التلخيص العلمي للخصائص و العناصر الجوهرية في مقالة أو بحث أو تقرير علمي أو إداري أو اختراع أو رسالة جامعية أو أي وعاء آخر من أوعية المعلومات " .

و المستخلص عبارة عن " ملخص لأحد المطبوعات أو المقالات مصحوب بوصف ببليوجرافي مناسب يسهل عملية التعريف على المطبوع أو المقالة " .

و للاستخلاص أهمية و قيمة كبيرة في التغلب على ظاهرة التفجر المعرفي و مساعدة الباحثين في التعرف على أحدث ما صدر و ظهر من التقدمات العلمية في مجال تخصصه .

* أهمية المستخلصات :

بشكل عام تتلخص أهمية المستخلصات في النقاط التالية :

1. أنها أداة رئيسية في اختيار الوثائق ذات الصلة لموضوع البحث .

2. توفر الوقت والجهد بالنسبة للباحثين لأنها تتيح لهم معرفة التطورات في مجال تخصصهم .

3. المستخلص يغني عن قراءة الوثيقة كاملة .

4. قلة التكاليف و تجنب تكرار الأعمال و تأخيرها .

5. تساعد في تخطي الحواجز اللغوية .

6. تسهل عملية البحث الراجع في موضوع معين .

* أنواع المستخلصات :

تنقسم المستخلصات إلى عدة أنواع منها :

1. المستخلص الإعلامي :

يعفي المستفيد عن الرجوع إلى الوثيقة بأكملها و ذلك لأنه يلخص النقاط الرئيسية في الوثيقة .

2. المستخلص الدلالي ( الوصفي ) :

يمد المستفيد بمعلومات كافية لكي يقرر في إطلاع على الوثيقة أم لا .

3. المستخلص المختلط :

يعطي إشارة بسيط لمحتويات أخرى في نفس الوثيقة و هو مزيج من النوعيين السابقين .

4. المستخلص الرصيدي :

يرصد محتويات  الوثائق و يستخدم عادة في المجلدات .

5. مستخلصات المؤلف :

يكتبها مؤلف البحث بنفسه لإشارة إلى مستخلص مرفق بالبحث أو المقالة .

* خصائص و سمات المستخلصات :

يجب أن تتوفر العناصر التالية في المستخلصات حتى تكون جيدة في نوعها :

1. الحداثة : أي يجب أن تكون المستخلصات حديثة .

2. الوضوح : يجب أن تكون سهلة القراءة .

3. يجب أن تكون دقيقة .

4. احتوائه على معلومات هامة  .

* مكونات المستخلص :

يتكون المستخلص من الأقسام الرئيسية الأربعة التالية :

1. الغرض : والمقصود به الهدف من الوثيقة .

2. المنهج : أي الطريقة التي استعملت في الوثيقة للوصول إلى النتائج المحددة.

3. النتائج : التي تم التوصل إليها من خلال الدراسة سواء كانت إيجابية أم سلبية .

4 .الخاتمة : توضيح صلة النتائج بالهدف العام للبحث .

* خطوات إعداد المستخلصات :

يمر إعداد المستخلص بثلاث خطوات رئيسية هي :

1. تحديد المعلومات الببليوجرافية الخاصة بالوثيقة .

و تشمل هذه على البيانات الببليوجرافية الخاصة بالعنوان والخاصة بالمؤلف والبيانات الخاصة بالإحالة إلى المصدر .

2. إعداد نص المستخلص و كتابته :

و تشمل هذه الخطوة على تقرير محتويات المستخلص و أسلوبه و طوله :

أ. محتويات المستخلص و أسلوبه :

ويتم فيها قراءة الوثيقة حتى يتم تكوين فكرة و صورة واضحة عن الوثيقة ثم كتابة مسودة المستخلص ثم عملية مراجعة نص المسودة أما من ناحية الأسلوب فيجب أن يراعى فيه صيغة المجهول .

ب. طول المستخلص :

لا يوجد معيار لطول المستخلص لكن يشترط فيه الإيجاز.

3. المراجعة و التحرير.